Až 28 % pracovní doby trávíme e-mailováním. Co si to zkrátit díky připraveným odpovědím?
Píšete často nějaký typ e-mailu? Nebo lépe – máte pocit, že píšete neustále to samé? Že se musíte pořád opakovat? Výborně!
Šablona pro firemní e-mail je předem připravená část textu, kterou vložíte (většinou) do těla e-mailu. Pozdrav, úvod i rozloučení + další informace pak vždy dopíšete podle situace.
Nejde o to to celé zautomatizovat a psát jako robot
Ale ušetřit cenné minuty místo přemýšlení, jestli váš e-mail obsahuje vše, co obsahovat má. Podle studie od McKinsey totiž trávíme e-mailováním až 149 minut denně a až 85 % lidí cítí tlak a odpovídá do 2 minut od přijetí e-mailu.
Když ale budete vědět, co odpovědět:
Odpadne tlak a vám se bude lépe pracovat.
Ušetříte čas.
Jak napsat šablony pro firemní e-maily?
Zamyslete se (nebo otevřete složku Odeslané), jaký typ e-mailu nejčastěji posíláte.
Vyberte pro začátek 3–5 nejběžnějších situací.
Napište ke každé vzorový e-mail. Buďte konkrétní co se týče informací, ale pozor na jména a rody.
Odmažte podrav, úvodní větu i závěr – ty doporučuju doplnit vždy podle konkrétního e-mailu, navíc v nich můžete ukázat empatii a lidskost.
Texty si uložte někam, kde je snadno najdete a zkopírujete nebo je vložte rovnou do e-mailového klienta.
Tohle celé vám zabere tak hodinu až dvě času. Ale představte si ten pocit, že uděláte ctrl+c a ctrl+v a odpověď na dlouhý e-mail bude na světě. To se vyplatí, no ne?
Nebo mi napište a šablony vymyslíme společně na školení u vás ve firmě. Budu se těšit!